Immer wieder gibt es Anfragen zu finanziellen Angelegenheiten die von allgemeinem Interesse sein können. In loser Folge greifen wir Fragen von Gartenfreunden auf und nehmen dazu Stellung.
Frage: Wir sind Schatzmeister und Kassenprüfer in einem KGV und fragen, wie muss der Mitgliedsbeitrag in der Finanzanforderung für die Unterpächter ausgewiesen werden. Müssen die Mitgliedsbeiträge für den Gartenverein, den Regionalverband und den Landesverband gesondert (einzeln) ausgewiesen werden oder müssen die Teilbeiträge in einer Position zusammengefasst werden?
Antwort: Zunächst einmal umfasst diese Frage offensichtlich zwei unterschiedliche Problemkreise.
Erstens: Wie stellt ein Verein eine ordnungsgemäße Abrechnung (Finanzanforderung) an seine Mitglieder?
Zweitens: Wie gehen wir in den Vereinen mit den Einnahmen aus Mitgliedsbeiträgen in der Buchhaltung um?
Zur ersten Frage: Die Unterpächter einer Kleingartenanlage sind Mitglieder im jeweiligen Kleingartenverein. Der Verein hat eine Satzung. Diese bildet sozusagen das „Grundgesetz“ des Vereins.
Diese grundsätzliche Regelung muss auch Vorschriften und Regelungen dazu enthalten, wie sich der Verein finanziert. Ein Kleingartenverein finanziert sich überwiegend über die Mitgliedsbeiträge. Zu den Pflichten einer Vereinsmitgliedschaft gehört somit die Entrichtung eines beschlossenen Mitgliedsbeitrages. Damit werden alle Aufwendungen des Vereins sichergestellt.
Somit können u.a. auch die ehrenamtlich Tätigen im Verein eine pauschalierte Aufwandsentschädigung (Satzung) erhalten und ihren Rechtsanspruch auf Ersatz ihrer Aufwendungen geltend machen.
Es muss in jedem Verein gängige Praxis sein, jährlich über den Haushaltsplan – also die Einnahmen und Ausgaben – zu beraten und einen Beschluss zu fassen.
Kleingartenvereine sind Mitglied in einem Dachverband (Regionalverband). Mitglied im Dachverband ist lediglich der Verein als juristische Person. Der einzelne Unterpächter ist nur indirektes oder mittelbares Mitglied der Dachorganisation. Insofern hat er nicht unmittelbar einen Beitrag an die Dachorganisation zu leisten. Beitragspflichtig gegenüber der Dachorganisation ist der Verein als Körperschaft (er ist Mitgliedsverein im Regionalverband).
Somit sind Beiträge für den Dachverband (Regionalverband) einheitlicher Bestandteil des Mitgliedsbeitrages für den Verein.
Eine gesonderte Ausweisung von Beitragsanteilen für den Regional-, Landes- und Bundesverband in den Jahresabrechnungen könnte den Eindruck erzeugen, dass das Einzelmitglied die Möglichkeit hätte, aus diesen Dachverbänden auszutreten.
Dies ist natürlich satzungsgemäß nicht möglich, da der einzelne Unterpächter und gleichzeitiges Vereinsmitglied nicht unmittelbares Mitglied dieser Dachorganisationen sein kann.
Es ist nicht gestattet, die einzelnen Beitragsbestandteile gegenüber den Vereinsmitgliedern in den Finanzanforderungen einzeln auszuweisen.
Im Verein gibt es nur einen Mitgliedsbeitrag.
Ich kann deshalb nur dazu raten, in den Finanzanforderungen gegenüber den Mitgliedern nur den einheitlichen Beitrag auszuweisen. Im Gegenzug muss ein Haushaltsplan eines Vereines natürlich auch die Abgaben an die Dachverbände als Ausgabenposition ausweisen.
Zur zweiten Frage: Ich empfehle allen Vereinen, in der Buchführung die Einnahmen aus Mitgliedsbeiträgen für den „eigenen“ Verein und Mitgliedsbeiträgen für Dachorganisationen zu trennen, weil so die interne Übersichtlichkeit für die Kalkulation und eigene Finanzplanung erhöht wird.
Der Bundesverband Deutscher Gartenfreunde hat im Herbst 2015 ein Seminar zum Thema „Richtige Kassenführung“ durchgeführt. Die Ergebnisse sind zu lesen unter www.kleingarten-bund.de/de/publikationen/gruene-schriftenreihe/grueneschriftenreihe-243
RA Patrick Nessler